Automação

A Automação é um módulo que todo workspace tem. Cada automação é um flow: ele faz o Valinor agir sozinho quando algo acontece, como etiquetar, criar uma tarefa ou mandar uma mensagem. No menu, os flows ficam em Automação → Flows.

O que muda de um workspace para outro é o que os flows oferecem: cada módulo ligado acrescenta os seus gatilhos, condições e ações.

Como um flow funciona

Todo flow tem três partes:

1. Quando — o evento que dispara o flow. Alguns pedem um número, como os dias em “Dias antes do check-in”.
2. Condições — filtros opcionais, como o estágio do negócio, o segmento do contato ou o valor da fatura. Números podem ser comparados com “é maior que” e “é menor que”.
3. Ações — o que o Valinor faz quando o evento acontece e as condições batem.

No computador, o flow é montado num editor visual; no celular, ele abre só para leitura, com o histórico de execuções. A lista de flows mostra, para cada um, sobre o que ele age, as condições e as ações, e permite mudar a ordem em que rodam.

Criar com IA

Com o módulo de IA ligado, o botão Criar com IA, na lista de flows, monta o flow a partir de uma descrição: “quando o negócio entrar em Proposta, esperar 2 dias e criar uma tarefa de retorno”. A IA usa só o que os módulos ligados oferecem e os nomes do seu workspace (estágios, etiquetas, modelos, times), e o rascunho abre no editor com uma frase sobre cada passo. Nada é salvo antes de você revisar e salvar, e o flow nasce desligado: ligar é decisão sua. Quando o pedido precisa de algo que os flows ainda não fazem (mandar SMS, por exemplo), a IA diz o que falta em vez de inventar um passo. Cada rascunho gasta créditos de IA e aparece no extrato como Gerar flow com IA. O botão aparece para quem pode editar flows, no computador. No quadro de negócios, Descrever flow, no botão de flows da coluna, faz o mesmo já no estágio da coluna: se a descrição não disser quando o flow dispara, ele dispara quando o negócio entra ali.

No editor, o campo Ajustar com IA muda o flow da tela conversando: “agora espera 2 dias antes da tarefa”, “só se o valor passar de 5 mil”. A IA devolve o flow inteiro ajustado, diz o que mudou e explica cada passo de novo; Desfazer ajuste volta ao flow de antes. Vale para o rascunho e para flows já salvos, e nada é salvo até você salvar. Cada ajuste aparece no extrato como Ajustar flow com IA.

Quem herda um flow pode pedir Explicar, no alto do editor: a IA diz, com os nomes do seu workspace (funis, estágios, modelos, membros), quando o flow dispara e o que ele faz, e escreve uma frase embaixo de cada passo na lista. A explicação não muda o flow e aparece no extrato como Explicar flow com IA.

Testar antes de ligar

O botão Testar, no alto do editor, roda o flow como está na tela — salvo ou não — com um registro de verdade que você escolhe: um contato, um negócio, uma reserva. Nada é gravado nem enviado. Cada ação diz o que faria (“Criaria a tarefa “Ligar para Ana Souza” para Marina Reis, com prazo em 01/10”), e as que mandam mensagem mostram o texto como o cliente o leria. As esperas são puladas, com a data em que o flow voltaria de verdade; o caminho que o teste percorreu fica marcado no canvas. O que falharia na execução de verdade — um cliente sem e-mail, uma reserva que não pode ser confirmada — aparece no teste com o mesmo motivo. O teste não entra no histórico de execuções, e os passos de IA e as requisições HTTP não são chamados.

Buscar registros e repetir passos

Além de condições e ações, um flow pode:

• Buscar registros — negócios, contatos, tarefas, reservas ou faturas do workspace, com filtros como estágio, situação, responsável, “sem mudança há N dias”, check-in daqui a N dias ou só as faturas vencidas, e um limite de até 100. Os textos das ações seguintes podem usar o que a busca achou: quantos, o total e os nomes.
• Para cada — roda os passos de dentro uma vez para cada registro que a busca achou, com o registro como sujeito: “para cada negócio parado, etiquetar e criar uma tarefa”. Depois de todos, o flow segue.

Um laço percorre até 100 registros por execução. Quando a busca ou o laço deixam registros de fora, o histórico avisa.

O que vem com o CRM

Todo workspace tem flows de contato, negócio e tarefa:

• Quando: quando um contato é criado, quando um campo dele muda (fixo ou personalizado, o escolhido), quando ele ganha uma etiqueta e no aniversário; quando um negócio é criado, muda de estágio, é ganho ou é perdido; quando uma tarefa é criada, atribuída ou concluída, e dias de atraso da tarefa.
• Estágio e funil: quando o negócio entra num estágio, sai de um estágio ou muda de funil, escolhidos na lista. O flow guarda o estágio, e não o nome: renomear o estágio não quebra nada. Negócio criado direto num estágio também conta como entrada nele. E dias parado no estágio, que dispara uma vez quando o negócio completa os dias escolhidos no estágio em que está.
• Na coluna do funil: cada estágio do quadro de negócios mostra quantos flows rodam nele e abre a lista; Novo flow neste estágio abre o editor com “entra num estágio” já apontando o estágio.
• Sequência do negócio: o flow de “entra num estágio” com esperas é a sequência daquele negócio — “entrou no web check-in: manda o link; espera um dia; lembra”. Cada negócio tem a sua: o disparo repetido não abre outra enquanto a primeira espera, e dois negócios do mesmo contato seguem separados. Com Parar quando o negócio sair do estágio (ligado por padrão), mudar de estágio ou de funil, ganhar ou perder encerra as esperas daquele negócio, e o histórico mostra o motivo; voltar ao estágio começa outra sequência.
• Condições do negócio: funil, estágio, situação, prioridade, etiquetas, valor, responsável e produtos.
• Ações: adicionar tag ao contato ou ao negócio e criar uma tarefa — com responsável, e no negócio quando o flow é de um negócio ou de uma tarefa dele.
• Ações de contato e de tarefa: atualizar um campo do contato (nome, e-mail, telefone, cidade, UF ou um personalizado, com dados do flow), remover etiqueta; concluir, reagendar e reatribuir a tarefa. Cada uma grava pelo CRM, como a tela, e os flows seguintes rodam.
• Ações de negócio: criar negócio para o contato (de uma conversa, de um contato, de uma reserva), no estágio escolhido, com nome que aceita dados (Pacote de {{contato.nome}}) e responsável; mover para o estágio (do mesmo funil ou de outro); definir responsável; marcar como ganho ou como perdido, com o motivo. Cada uma grava na hora e dispara os flows que o negócio dispararia se alguém fizesse o mesmo na tela — o “entra num estágio”, por exemplo.

As ações de contato — criar tarefa, etiquetar o contato e, com o Atendimento, enviar um template no WhatsApp — valem em qualquer flow que tenha um contato por trás: o cliente do negócio, o hóspede da reserva, o cliente da fatura.

Criar contato vale em qualquer flow, inclusive nos de agenda e webhook, que não têm contato por trás. Nome, e-mail e telefone aceitam dados do flow ({{gatilho.nome}}); sem nome, o contato leva o e-mail ou o telefone. Se já existe um contato com o mesmo e-mail (sem diferenciar maiúsculas) ou o mesmo telefone, o flow usa esse e segue, sem duplicar. O contato novo dispara os flows de “contato criado”. Os passos seguintes podem rodar no contato criado. O telefone vai com DDI (5511987654321).

Cada ação escolhe em qual registro roda: no sujeito do flow, num registro ligado a ele — o contato, o negócio aberto do contato, o negócio da tarefa — ou no registro que um passo anterior criou, como a tarefa do “Criar tarefa”. Se o registro não existe naquela execução (o contato não tem negócio aberto, por exemplo), o passo falha e o histórico diz por quê.

No Criar tarefa e no Notificar a equipe, o membro pode ser o Responsável do registro: a tarefa e o aviso vão para o responsável do negócio, da tarefa ou da conversa em que o passo roda, seja quem for naquela execução. Se o registro estiver sem responsável, a tarefa nasce sem um e o aviso vai só para o time escolhido — sem time, o passo falha dizendo que o registro não tem responsável.

Avisar a equipe, mandar e-mail e chamar outro sistema

Três ações valem em qualquer flow:

• Notificar a equipe — um membro, um time ou os dois recebem um aviso com título e texto (que aceitam dados do flow) pelo sino e, se o membro deixou, pelo push. Cada um decide em Notificações se quer os avisos dos flows. Quem está no time e também foi escolhido recebe uma vez só.
• Enviar e-mail (com o Marketing) — um modelo do editor de e-mail do marketing para o contato do flow (o próprio contato, o cliente do negócio, o hóspede da reserva). Sai pelo domínio verificado, com o link de descadastro e contando na cota do mês. Nunca vai para quem saiu dos e-mails de marketing nem para endereço suprimido: o passo falha dizendo por quê.
• Chamar webhook — um POST para outro sistema com um JSON do flow, do registro (com os mesmos dados dos textos, como sujeito.dados.contato.nome), do dado do gatilho e da saída dos passos. A resposta vira {{passos.<id>.resposta}} para os passos seguintes; um código de erro falha o passo. O Valinor não chama endereços da rede interna nem segue redirecionamento.

Cada chamada do webhook leva os cabeçalhos X-Valinor-Timestamp e X-Valinor-Signature: sha256=<hex>, o HMAC-SHA256 de timestamp.corpo feito com a chave de assinatura do workspace. A chave aparece no passo, para copiar; Gerar nova chave troca a de todos os flows. Para conferir no outro sistema:

const esperado = "sha256=" + crypto.createHmac("sha256", chave).update(`${timestamp}.${corpo}`).digest("hex");

Requisição HTTP e credenciais

A Requisição HTTP consulta ou avisa a API de outro sistema, em qualquer flow: método (GET, POST, PUT, PATCH ou DELETE), endereço, cabeçalhos (um por linha, como X-Origem: Valinor) e um corpo JSON. Todos aceitam dados do flow; no corpo, o dado entra escapado dentro das aspas, e {"nome": "{{contato.nome}}"} não quebra com um nome que tenha aspas.

A resposta segue para os passos seguintes: {{passos.<id>.codigoHttp}}, {{passos.<id>.resposta}} (os primeiros 4 KB do texto) e, quando a resposta é um objeto JSON, um dado por campo, como {{passos.<id>.dados.cliente.id}}. Depois que o flow roda uma vez, o editor oferece esses campos na lista de dados. Um código de erro falha o passo, e o histórico mostra o código e o começo da resposta.

As credenciais (em Automação › Credenciais, ou criadas no próprio passo) guardam o acesso ao outro sistema: token Bearer, chave de API num cabeçalho (como X-Api-Key) ou usuário e senha. O segredo fica cifrado e não aparece de novo, nem na tela nem no histórico; para trocar, digite um novo.

A requisição espera até 15 segundos, lê respostas de até 64 KB e segue até 3 redirecionamentos, conferindo cada endereço: a rede interna fica de fora, como no webhook. A credencial não acompanha um redirecionamento para outro servidor.

Passos de IA

Com o módulo de IA ligado, quatro passos entendem e escrevem texto dentro do flow. Cada chamada gasta créditos de IA, que aparecem no extrato como Passo de flow; sem créditos, o passo falha dizendo por quê, sem chamar a IA nem cobrar nada.

• Classificar — lê um texto (em geral um dado do flow, como {{gatilho.mensagem}}) e escolhe uma das categorias escritas no passo, uma por linha. A escolhida vira {{passos.<id>.categoria}}, e uma condição logo depois decide o caminho.
• Extrair campos — tira do texto os campos escritos no passo, um por linha (checkin: a data de chegada). Cada campo vira {{passos.<id>.dados.<campo>}}; o que o texto não trouxer fica vazio, sem a IA inventar.
• Gerar texto — escreve o que o passo pede, com os dados do flow (Escreva uma resposta curta para {{contato.primeiroNome}}). O texto vira {{passos.<id>.texto}}.
• Resumir conversa (nos flows de conversa) — lê as últimas mensagens, sem as notas da equipe, e resume o que o cliente quer, o que já foi respondido e o que falta, em {{passos.<id>.resumo}}.

Os passos aceitam instruções da empresa (“reclamação é quando o cliente fala de problema na estadia”) e o nível da IA: Rápido gasta menos créditos, Avançado entende melhor textos difíceis. O histórico mostra o que a IA respondeu, mas nunca o modelo por trás do nível nem o custo.

Chatbot

O chatbot é um flow de conversa com o gatilho Quando o chatbot é iniciado: ele fala com o cliente pelo canal da conversa, um passo de cada vez. A área Chatbot da biblioteca de passos traz o que ele faz:

• Pergunta — manda a pergunta e espera a resposta. O tipo diz o que vale como resposta: texto, escolha, nota, e-mail, telefone, número ou data. Na escolha, até 3 opções viram botões no WhatsApp, e até 10 viram uma lista; a nota de 1 a 5 vai numa lista, e a de 0 a 10 o cliente digita. Resposta que não serve faz a pergunta de novo, até o número de tentativas.
• Mandar mensagem — um texto com os dados do flow, ou um arquivo do Drive com o texto como legenda.
• Transferir para a equipe — passa a conversa para uma pessoa ou um time, e o chatbot sai.
• Encerrar o chatbot — o chatbot sai sem transferir.

A pergunta tem dois caminhos: Com resposta e Sem resposta, que é o que acontece quando o tempo de espera acaba ou as tentativas se esgotam. Com um nome em Guardar a resposta em (quarto), a resposta vira {{resposta.quarto}} nos textos dos passos seguintes, e o Se… senão pode testá-la: na escolha, o valor é uma das opções; na nota e no número, a condição compara maior e menor.

Iniciar chatbot leva o chatbot a qualquer flow de um registro com contato: contato, negócio, tarefa, reserva ou fatura — “reserva com check-out ontem → chatbot de satisfação”. O passo escolhe o chatbot e o canal, e abre a conversa do contato nesse canal se ela ainda não existir. Fora da janela de 24 h do WhatsApp, ele manda antes o modelo para abrir a conversa e o chatbot começa quando o cliente responder; sem modelo, o passo falha dizendo por quê. Contato sem telefone ou que pediu para não receber mensagens no WhatsApp também faz o passo falhar, com o motivo no histórico. A conversa guarda de onde o chatbot veio.

A aba Respostas do chatbot mostra quantas conversas ele teve no período e como acabaram (concluídas, transferidas, sem resposta) e lista uma linha por conversa: o contato, quando começou, o desfecho, de onde veio (como “Reserva 123”) e uma coluna por variável respondida. O filtro de desfecho e período fica no endereço da página, e Exportar CSV baixa as mesmas colunas do filtro, prontas para abrir na planilha. São só as respostas, sem cálculo sobre elas: quem usa decide o que fazer com os dados. Quando a conversa com o chatbot acaba, ela também entra na timeline do contato, com as perguntas e as respostas.

No Testar, o chatbot vira uma conversa: você escolhe uma conversa de verdade e responde no lugar do cliente, clicando nos botões ou digitando, ou deixa a pergunta sem resposta para ver o outro caminho. O que o chatbot diria aparece como no WhatsApp, e o que aconteceria — gravar num campo, transferir, encerrar — aparece marcado como teste; a pergunta que espera a resposta fica destacada no canvas. Nada é enviado ao cliente nem gravado no contato.

Quando alguém da equipe responde na conversa ou a assume, o chatbot sai e a conversa fica com essa pessoa. A lista de flows mostra quantas conversas cada chatbot atende agora, e o filtro Chatbots separa os chatbots dos outros flows.

Agenda, webhook e Drive

Nem todo flow nasce de um registro. Estes rodam sobre a empresa e usam Buscar registros e Para cada para agir nos negócios, contatos ou tarefas que quiserem, e Criar contato para trazer quem chegou de fora (“webhook do formulário do site → criar contato → criar negócio”):

• Agenda: todo dia, nos dias da semana escolhidos ou num dia do mês, num horário de Brasília — “toda segunda às 8h, para cada negócio parado há 7 dias, criar uma tarefa”. Cada horário roda uma vez só. No dia 31 de um mês mais curto, roda no último dia.
• Webhook: outro sistema chama a URL do flow com um corpo JSON, e cada campo vira um dado do gatilho nos textos dos passos ({{gatilho.nome}}). A URL leva um segredo: só quem pode editar flows a vê, e Gerar nova URL faz a antiga parar na hora. Chamadas demais num minuto são recusadas.
• Arquivo enviado ao Drive: quando alguém da equipe envia um arquivo, na pasta escolhida ou em qualquer pasta dentro dela (sem pasta, vale qualquer uma). O nome do arquivo, a pasta e quem enviou viram dados do gatilho ({{gatilho.arquivo}}, {{gatilho.pasta}}, {{gatilho.enviadoPor}}).

O que cada módulo acrescenta

Módulo	Acrescenta
Atendimento	Flows de conversa (quando uma conversa é aberta ou chega uma mensagem; atribuir, etiquetar, mudar o status) e a ação enviar template no WhatsApp. E os flows manuais, as macros: o atendente os aplica na conversa pelo inbox, e eles podem responder com uma resposta pronta em nome dele.
Hospitalidade	Flows de reserva: quando é criada, confirmada, tem check-in, check-out, é cancelada ou o hóspede não aparece; dias antes do check-in e dias depois do check-out. Condições de status, categoria de quarto, hóspedes e noites. Ações confirmar, cancelar e registrar nota (o texto aceita dados do flow e entra abaixo das observações da reserva).
Financeiro	Flows de fatura: quando é emitida, paga, recebe um pagamento parcial ou é cancelada; pagamento recebido, a cada pagamento, com o valor e a forma ({{gatilho.valorPago}}, {{gatilho.formaDePagamento}}); dias de atraso. Condições de status, valor e dias de atraso. Ações emitir fatura (o rascunho vira fatura em aberto, com ou sem e-mail ao cliente) e enviar lembrete de cobrança (o e-mail do lembrete, no máximo um por dia para cada fatura).
Marketing	Nos flows de contato: quando o contato se descadastra (pelo link do e-mail ou pelo “SAIR” do WhatsApp, com o canal escolhido ou qualquer um) e quando clica numa campanha (o primeiro clique no e-mail, numa campanha escolhida ou em qualquer uma).

Os gatilhos por data rodam uma vez por dia e disparam uma única vez para cada negócio, tarefa, reserva ou fatura naquele número de dias.

Quando um módulo é desligado

Um flow que usa um gatilho, condição ou ação de um módulo desligado para inteiro — nem o passo do CRM roda — e aparece na lista com o aviso Requer o módulo …. Ao religar o módulo, ele volta a rodar sem precisar editar nada.

Quem pode ver e editar

Os flows têm permissões próprias: Ver flows, Criar/editar flows e Excluir flows, na seção Automação do papel (veja Workspace e equipe).